Kassenbuch in der Gastronomie richtig führen: Pflicht, Inhalt, typische Fehler.

Wer ein Kassenbuch führen muss

Buchführungspflichtig sind Kaufleute und Kapitalgesellschaften wie die GmbH sowie Betriebe über den Grenzen aus § 141 AO, also mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Jahr. Sie führen ein Kassenbuch als Teil der Buchführung. Wer seinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss kein Kassenbuch im engeren Sinn führen, unterliegt aber der Einzelaufzeichnungspflicht aus § 146 AO: jeder Bargeldvorgang wird einzeln und täglich festgehalten, die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein. In der Praxis läuft das auf dasselbe hinaus. Mit einer elektronischen Kasse führt die Kasse das Journal, das Kassenbuch ergänzt die Vorgänge, die nicht über den Verkauf laufen.

Was hineingehört

Dazu kommen der Anfangsbestand am Morgen, Privatentnahmen und Privateinlagen, Wechselgeld für Fahrer mit Rückbuchung und Ausgaben aus der Kasse wie der Einkauf beim Großmarkt, jede mit Beleg. Der Grund gehört zu jeder Einlage und Entnahme, „Entnahme 200 €“ ohne Zweck ist ein Mangel.

Täglich zählen und abgleichen

Kassensturzfähig heißt: Zu jedem Zeitpunkt muss der gezählte Bestand mit dem rechnerischen übereinstimmen. Deshalb gehört zum Tagesabschluss ein Zählprotokoll mit Stückelung, also wie viele Scheine und Münzen jeder Sorte. Eine Differenz wird nicht stillschweigend ausgeglichen, sie wird als eigene Buchung mit Erklärung eingetragen. Der Z-Bericht der Kasse liefert die Tageseinnahme, getrennt nach Bar und Karte, Kartenumsätze gehören nicht ins Kassenbuch, sie laufen über die Bank.

Warum Excel nicht reicht

Die GoBD verlangen, dass Eintragungen nicht nachträglich geändert werden können, ohne dass die Änderung sichtbar bleibt. Eine Excel-Tabelle lässt sich jederzeit umschreiben, deshalb erkennt die Finanzverwaltung sie nicht als ordnungsgemäßes Kassenbuch an. Zulässig sind ein gebundenes Buch mit Kugelschreiber, bei dem Korrekturen durchgestrichen und neu geschrieben werden. Ebenso eine Software mit Änderungshistorie. Vorlagen aus dem Netz taugen als Kassenbericht für die offene Ladenkasse auf Papier, nicht als digitales Kassenbuch.

Fehler, die Prüfer sofort finden

• Negativer Kassenbestand. Mehr ausgegeben als drin war, das geht nur mit einer vergessenen Einlage.
• Runde Beträge. Tageseinnahmen von genau 500 € oder 1.000 € über Wochen deuten auf Schätzung statt Zählung hin.
• Entnahmen ohne Beleg. Jede Ausgabe aus der Kasse braucht eine Quittung oder einen Eigenbeleg mit Grund.
• Privates in der Kasse. Tanken, Einkauf für zu Hause, Taschengeld: raus aus dem Kassenbuch oder als Privatentnahme.
• Trinkgeld im Umsatz. Kartentrinkgeld für das Personal ist kein Erlös, siehe Trinkgeld bei Kartenzahlung.
• Lücken. Ein fehlender Tag, eine fehlende Z-Nummer, ein Monat ohne Zählprotokoll.
• Nachträge im Block. Zehn Tage am Stück mit demselben Stift am Monatsende geschrieben.

Was die Kasse von foodlio übernimmt

Das Kassenbuch ist Teil der Kasse. Der Anfangsbestand wird aus dem Vortag übernommen, jede Einlage und Entnahme verlangt Art und Grund, das Zählprotokoll fragt die Stückelung ab und bucht eine Differenz als eigenen Vorgang. Wechselgeld für Fahrer geht als Entnahme raus und mit der Abrechnung zurück. Der Z-Bericht trägt eine fortlaufende Nummer, der Tagesabschluss lässt sich erst machen, wenn alle Fahrer abgerechnet haben. Für den Steuerberater gibt es den Export nach DSFinV-K und eine Buchhaltungsdatei. Mehr dazu unter Kassensystem Gastronomie.