Kassennachschau in der Gastronomie: Ablauf, Rechte des Prüfers und Checkliste.

So läuft eine Kassennachschau ab

Die Kassennachschau steht in § 146b der Abgabenordnung. Ein Prüfer des Finanzamts darf während der Geschäftszeiten unangekündigt erscheinen, sich ausweisen und die Kasse prüfen. Oft sitzt er vorher als Gast im Lokal und schaut, ob jeder Verkauf einen Bon bekommt. Dann folgen der Kassensturz, also das Zählen des Bargelds gegen den Kassenstand, der Blick in Z-Berichte und Kassenbuch und der Zugriff auf die Kassendaten.

Eine Durchsuchung ist die Nachschau nicht. Der Prüfer darf keine Schränke öffnen und keine Privaträume betreten. Du darfst deinen Steuerberater anrufen, der Prüfer muss aber nicht warten, bis er da ist.

Was der Prüfer verlangen darf

• Einsicht in die Kasse und die aktuellen Aufzeichnungen, auch per Bildschirm.
• Datenexport über die einheitliche digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K), zum Beispiel auf einen USB-Stick.
• Belege wie Z-Berichte, Kassenbuch, Zählprotokolle, Storno- und Rabattnachweise.
• Verfahrensdokumentation zum Kassensystem einschließlich der Angaben zur TSE: welches System, seit wann, wer bedient es, was wurde geändert.
• Kassensturz, also das Zählen des Bargelds und den Vergleich mit dem Soll aus der Kasse.

Fällt dem Prüfer etwas auf, kann er ohne gesonderte Anordnung in eine Außenprüfung übergehen. Dann geht es um mehrere Jahre, nicht mehr um einen Tag.

Checkliste: Das sollte bereitliegen

1. Zertifikat und Seriennummern von Kasse und TSE.
2. Bestätigung der Kassenmeldung beim Finanzamt über ELSTER.
3. Verfahrensdokumentation mit Bedienungsanleitung, Einrichtungsprotokoll und Änderungshistorie.
4. Z-Berichte mit fortlaufender Nummer ohne Lücke, auch für Tage ohne Umsatz.
5. Kassenbuch mit Anfangsbestand, Einlagen und Entnahmen, jede mit Grund.
6. Zählprotokolle und erklärte Differenzen.
7. Stornos und Rabatte mit Grund und Bediener.
8. Bei Fahrern: Abrechnungen mit Bargeld-Soll je Fahrer.
9. Ein funktionierender DSFinV-K-Export, einmal im Jahr ausprobiert.
10. Bei einer offenen Ladenkasse: der tägliche Kassenbericht mit Zählprotokoll.

Trinkgeld bei der Kassennachschau

Trinkgeld, das Gäste freiwillig dem Personal geben, ist für Angestellte steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG) und gehört nicht in den Umsatz. Kommt es per Karte, muss die Kasse es getrennt vom Umsatz ausweisen und an das Personal auszahlen, sonst sieht es im Z-Bericht aus wie Erlös. Trinkgeld an den Inhaber ist dagegen eine Betriebseinnahme und wird versteuert. Prüfer fragen danach, weil Kartentrinkgeld in vielen Kassen unsauber läuft.

Mängel und Folgen

Fehlt die TSE, werden Belege nicht ausgegeben oder ist die Kasse nicht gemeldet, droht ein Bußgeld bis 25.000 € (§ 379 AO). Schwerer wiegt die Schätzung: Bei formellen Mängeln wie Lücken in den Z-Berichten oder fehlenden Zählprotokollen darf das Finanzamt den Umsatz schätzen (§ 162 AO), für alle offenen Jahre. Eine saubere Kasse ist deshalb weniger eine Frage der Technik als der täglichen Routine: zählen, abschließen, Gründe eintragen.

Wie die Kasse von foodlio dabei hilft

Die Kasse exportiert die DSFinV-K-Daten auf Knopfdruck, der Z-Bericht trägt eine lückenlose Nummer, das Kassenbuch verlangt für jede Einlage und Entnahme einen Grund. Stornos und Rabatte gehen nur mit Grund, Personalessen und Verderb stehen getrennt vom Umsatz. Fahrer rechnen ihr Bargeld ab, bevor der Tag schließt. Die Seriennummern von Kasse und TSE für Meldung und Verfahrensdokumentation stehen im Admin unter Kassenunterlagen. Mehr dazu unter Kassensystem Gastronomie.