Trinkgeld bei Kartenzahlung: Was steuerfrei bleibt und wie du es buchst.

Wann Trinkgeld steuerfrei ist

Nach § 3 Nr. 51 EStG ist Trinkgeld steuerfrei, wenn es ein Dritter, also der Gast, freiwillig und zusätzlich zum Rechnungsbetrag einem Arbeitnehmer anlässlich seiner Arbeit gibt. Eine Obergrenze gibt es nicht. Ob der Gast bar gibt oder den Betrag auf der Karte aufrundet, spielt keine Rolle, solange das Geld beim Personal ankommt. Steuerfrei heißt auch sozialversicherungsfrei. Das gilt für Kellner, Küche, Fahrer und Tresen gleichermaßen, auch wenn das Trinkgeld über eine gemeinsame Kasse verteilt wird.

Trinkgeld für den Inhaber

Nimmt der Inhaber selbst Trinkgeld an, ist es keine steuerfreie Zuwendung, sondern eine Betriebseinnahme. Darauf fällt Einkommensteuer an und nach Auffassung der Finanzverwaltung auch Umsatzsteuer zum Satz der Leistung, bei Speisen also 7 %, bei Getränken 19 %. Das gilt auch für Gesellschafter einer GmbH, die im Betrieb mitarbeiten, wenn das Trinkgeld der Gesellschaft zufließt. Wer als Inhaber bedient, erfasst sein Trinkgeld deshalb getrennt von dem des Personals.

So buchst du Kartentrinkgeld

1. Getrennt erfassen. Das Trinkgeld läuft als eigener Posten durch die Kasse, nie als Teil des Umsatzes. Im Z-Bericht steht es gesondert.
2. Als Fremdgeld behandeln. Kartentrinkgeld für das Personal ist ein durchlaufender Posten: Es kommt auf dem Konto an und geht an die Mitarbeiter, ohne Umsatz zu sein.
3. Auszahlen und dokumentieren. Bar aus der Kasse mit Entnahmebeleg und Unterschrift oder mit der Lohnabrechnung als steuerfreier Betrag. Eine Liste, wer wann wie viel bekommen hat, gehört in den Ordner.
4. Verteilung regeln. Ob jeder behält, was er bekommt, entscheidet der Betrieb mit dem Team, ebenso ob alles in einen Topf geht. Die Regel wird aufgeschrieben, damit die Nachschau sie nachvollziehen kann.

Wer die Kartengebühren trägt

Der Zahlungsanbieter berechnet seine Gebühr auf den ganzen Betrag, also auch auf das Trinkgeld. Diese Gebühr trägt der Betrieb als Betriebsausgabe. Vom Trinkgeld abziehen sollte er sie nicht: Rechtlich ist das umstritten, für das Team ist es ein schlechtes Signal. Bei 2 % Gebühr auf 5 € Trinkgeld geht es um 10 Cent.

Trinkgeld bei der Kassennachschau

Prüfer fragen gezielt nach Kartentrinkgeld, weil es in vielen Kassen im Umsatz landet oder unsichtbar verschwindet. Beides fällt auf: im ersten Fall zahlt der Betrieb Umsatzsteuer auf Geld, das ihm nicht gehört, im zweiten Fall fehlt der Nachweis, dass es beim Personal angekommen ist. Lieferplattformen zahlen Trinkgeld aus der App an den Betrieb aus, der es an die Fahrer weitergibt, auch das gehört in die Liste. Mehr zum Ablauf im Ratgeber zur Kassennachschau.