TSE-Pflicht in der Gastronomie: Was 2026 für deine Kasse gilt.

Gibt es eine Kassenpflicht?

Nein. Eine offene Ladenkasse, also die Geldkassette mit täglichem Kassenbericht, ist erlaubt. Für jeden Tag brauchst du dann ein Zählprotokoll und einen Kassenbericht, aus dem sich der Umsatz rückrechnen lässt. In der Gastronomie mit vielen kleinen Beträgen ist das mühsam und bei Prüfungen angreifbar, deshalb nutzen die meisten Betriebe eine elektronische Kasse. Ab dem Moment gelten die Regeln aus § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung.

Was die TSE macht

Die technische Sicherheitseinrichtung signiert jeden Vorgang: Beginn, Ende, fortlaufende Nummer, Betrag. Nachträglich lässt sich nichts ändern, ohne dass die Signaturkette bricht. Es gibt sie als Stick oder SD-Karte in der Kasse und als Cloud-TSE, bei der ein zertifizierter Dienst signiert. Beide sind vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert und gleichwertig. Die Pflicht gilt seit 2020, alle Übergangsfristen sind abgelaufen.

Signiert werden nicht nur Kassenbons. Auch eine Bestellung, die später bezahlt wird, etwa am Tisch oder bei einer Lieferung, wird als Bestellung signiert und beim Kassieren abgeschlossen.

Belegausgabepflicht

Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Gast angeboten werden. Papier ist nicht Pflicht: Mit Zustimmung des Gastes reicht ein elektronischer Beleg, etwa als QR-Code oder per E-Mail. Mitnehmen muss ihn niemand. Auf dem Beleg stehen Name und Anschrift des Betriebs, Datum, Beginn und Ende des Vorgangs, Art und Menge der Leistung, Betrag und Steuersatz, Transaktionsnummer, Seriennummer von Kasse oder TSE und die Signatur, meist als QR-Code. Eine Befreiung von der Belegausgabe gibt es nur auf Antrag beim Finanzamt und nur bei sachlicher Härte.

Meldung beim Finanzamt

Seit 2025 ist jede elektronische Kasse dem Finanzamt zu melden, über ELSTER mit dem Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Eine neue Kasse meldest du innerhalb eines Monats nach Anschaffung, eine abgeschaffte innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme. Das gilt auch für gemietete Kassen.

Gemeldet werden Art und Anzahl der Kassen, die Seriennummern von Kasse und TSE, das Anschaffungsdatum und die Art der TSE. Diese Angaben bekommst du vom Kassenanbieter, bei foodlio stehen sie im Admin unter Kassenunterlagen.

Was eine TSE-Kasse im Monat kostet

Die TSE ist bei vielen Anbietern ein eigener Posten. ready2order berechnet 15,90 € im Monat, gastronovi 14 € im Monat, Lightspeed nennt keinen Preis, orderbird und foodlio haben sie im Grundpreis (Preisseiten vom 06.10.2026). Dazu kommen bei einigen Anbietern Kassenbuch, Küchenmonitor oder Tischplan als Module. Die Kasse von foodlio kostet 119,99 € im Monat, im Jahresabo 99,99 € im Monat, mit TSE, Kassenbuch, Tischen und Export. Die Gegenüberstellung mit Quellen steht in der Vergleichstabelle auf der Kassenseite.

Checkliste

• Kasse mit zertifizierter TSE, Zertifikat und Seriennummern abgelegt.
• Kasse über ELSTER gemeldet, Bestätigung im Ordner.
• Beleg bei jedem Verkauf, Papier oder elektronisch.
• DSFinV-K-Export einmal ausprobiert.
• Verfahrensdokumentation angelegt und bei Änderungen fortgeschrieben.
• Aufbewahrung zehn Jahre, auch der Exporte.